6 conseils pour organiser un transport événementiel
Vous souhaitez organiser un événement public ou privé ? Transport Express vous accompagne dans la réalisation d’événements professionnels : congrès, séminaires, soirées d’entreprises, salon-foire-exposition… De l’emballage de votre matériel jusqu’à son transport, nous vous proposons des prestations de qualité. Voici six conseils pour planifier au mieux votre événement main dans la main avec votre transporteur
1. Établissez un bilan de vos besoins de transport événementiel
Avant de contacter un transporteur pour votre transport événementiel, il est essentiel d’identifier tous vos besoins. En effet, ces derniers diffèrent selon le type d’événements que vous organisez.
Chaque événement requiert une logistique spécifique. Par exemple, organiser un salon d’exposition ou un séminaire nécessite du matériel. Il faut donc identifier dans un premier temps le matériel que vous allez transporter (décors, affiches, sonorisation) afin de choisir le véhicule le plus adapté à votre transport événementiel.
Le transport événementiel d’œuvres d’art ou de vêtements exige une prestation sur mesure. Il faut en effet prévoir du matériel adapté tel que des ridelles, hayons ou caisses en bois, portants…
Vous pouvez également avoir besoin d’un transport frigorifique dans le cadre de votre événement. Cela est indispensable si vous faites acheminer des données alimentaires.
2. Dressez une liste de vos besoins annexes au transport événementiel
Outre le transport événementiel, vous pouvez avoir des besoins annexes. C’est pourquoi Transport Express vous accompagne à chaque étape de votre événement. Nous pouvons nous charger de l’emballage de vos marchandises, de leur stockage ou encore du montage et démontage de votre stand.
Il est donc important de lister vos besoins annexes :
- L’installation d’un stand
- La pose d’affiches
- Le conditionnement d’objets fragiles
- Le branchement de l’équipement informatique
- Le stockage de votre matériel d’exposition
- La logistique post-salon
Vous pouvez répertorier tout cela dans un cahier des charges que vous remettez au transporteur :
- Les activités à externaliser (préparation et expédition des commandes, stockage, transport…)
- Les objectifs de l’externalisation de la logistique de l’entreprise
- Le volume de produits à transporter
- La zone de livraison
- Les modalités de transport, routier, fret maritime et/ou aérien
- Les délais de livraison acceptables
Vous aurez l’assurance d’avoir une prestation sur mesure.
3. Déterminez un budget adapté à vos besoins de transport
Il faut ensuite déterminer votre budget lié à votre transport événementiel et à l’événement de façon générale. Soyez réaliste en prévoyant une marge de 10%.
Une fois votre budget total établi, il faut répartir la somme entre les différentes tâches. Nous vous conseillons de comparer les coûts entre différents lieux, la restauration et le matériel nécessaire. Étudiez ensuite les tarifs proposés par deux ou trois professionnels du transport événementiel.
Le transport est l’étape de la chaîne logistique la plus difficile à organiser et la plus coûteuse. Grâce à un spécialiste du transport événementiel, vous n’avez plus besoin de disposer d’une flotte de véhicules. C’est un avantage considérable. De plus, les itinéraires de livraisons sont optimisés par les transporteurs. Les véhicules circulent moins et mieux. Cela se répercute sur votre facture. L’externalisation du transport permet également de réduire les coûts liés à la masse salariale. En effet, vous n’avez pas besoin de gérer le personnel lié au transport et à la manutention. Tout est compris dans le devis. Ces dépenses peuvent donc être retirées de votre budget.
4. Choisissez une société de transport spécialisée
En ayant tous ces éléments en tête, vous pourrez ensuite faire le choix d’une société de transport événementiel avec laquelle collaborée.
Externaliser son transport événementiel, c’est avoir l’assurance de travailler avec un professionnel du secteur.
Les transporteurs sont habitués à respecter des timings serrés. Les itinéraires sont optimisés afin de se rendre le plus rapidement sur le lieu de destination finale. De plus, les chauffeurs livreurs sont formés à la manutention. Ils effectuent donc le chargement et le déchargement des véhicules de livraison en toute sécurité. Le véhicule le plus adapté vous sera toujours proposé.
Gérer les contraintes logistiques est le cœur du métier d’un prestataire logistique externe. Il est donc particulièrement attentif aux détails et ne laisse rien passer.
5. Anticipez une réservation de transport événementiel
Il est indispensable d’anticiper votre transport événementiel. Cela permettra au transporteur d’organiser une prestation de qualité et mieux gérer les imprévus. Plus vous prévoyez la prestation en avance plus vous pourrez faire des économies.
Durant l’événement, il faut également prévoir le temps nécessaire au chargement et au déchargement de votre matériel.
6. Faites une demande Logipass pour le chauffeur
Le Logipass permet aux personnes intervenant sur un événement à Paris d’enregistrer un véhicule. Cela concerne :
- Les livreurs, installateurs et monteurs qui viennent lors du montage et démontage.
- Les exposants qui stationnent sur les parkings exposants. Pendant l’ouverture au public, c’est le macaron parking payant qui leur permet d’accéder aux parkings exposants.
Le Logipass comprend les informations suivantes :
- Société
- Nom
- Stand
- Aire
- Porte
- Type de véhicule
- Plaque du véhicule
- Numéro d’autorisation
- Date de validité du pass
Logistique et supply chain : quelles différences ?
La logistique et la supply chain font partie des activités quotidiennes d’une entreprise. Si ces deux notions sont souvent confondues, elles ont pourtant des différences significatives, à commencer par leurs objectifs. Il est essentiel de bien cerner ces activités distinctes afin d’optimiser son entreprise. Découvrez dans cet article les définitions de ces concepts et leurs principales différences.
1. La supply chain : qu'est-ce que c'est ?
La supply chain peut être traduite par « chaîne logistique » ou « chaîne d’approvisionnement ». C’est l’ensemble de la chaîne allant du fournisseur au client final. Ce sont toutes les étapes comprises entre le moment où le client effectue une commande en ligne et où celle-ci est livrée.
La supply chain est donc composée de 3 principales étapes (l’approvisionnement, la production et la distribution) qui se décomposent en ces opérations :
- Production et qualité
- Innovation
- Stratégie industrielle
- Achats et approvisionnement
- Entreposage
- Stockage
- Manutention
- Gestion de la demande
- Acheminement
- Expérience client
- Service client
- Déploiement général
La supply chain est constituée de 3 différents flux :
- Les flux d’informations : stratégies de l’entreprise, données sur le stock et les marchandises, informations concernant le personnel
- Les flux physiques : stockage et transport des marchandises
- Les flux financiers et administratifs : documents et transactions circulant entre les différents acteurs
La supply chain représente entre 60 et 90 % du coût de revient des produits. Il est donc essentiel d’établir une stratégie pour optimiser la supply chain et se démarquer de la concurrence.
2. La logistique : qu'est-ce que c'est ?
La logistique a des origines militaires. Il s’agissait de la gestion des troupes et de leur approvisionnement. Une bonne logistique permettait aux soldats d’être plus performants et de dominer l’ennemi.
Aujourd’hui, la logistique est l’art de gérer les flux physiques (stocks, personnes, matériel, équipement) dans un entrepôt grâce à des méthodes, processus et outils informatiques. Ce processus concerne les flux des marchandises du lieu de production jusqu’au lieu de livraison en passant par le lieu de stockage. L’objectif de la logistique est d’optimiser les processus.
Il existe plusieurs types de logistique :
- La logistique externalisée : une entreprise fait appel à un ou plusieurs prestataires pour sous-traiter sa logistique (de la gestion des stocks jusqu’à l’expédition des commandes).
- La logistique interne : toutes les opérations permettant de livrer le produit dans les meilleurs délais et au meilleur coût.
- La logistique de distribution : les produits finis sur les marchés de consommation
- La logistique de transport : le processus d’acheminement des produits
- La logistique de retour : les flux de retour des produits non utilisés ou utilisables vers des lieux de traitement.
Les deux grands flux logistiques sont :
- Le flux d’approvisionnement : du fournisseur au fabricant (production des produits)
- Le flux de distribution : du fabricant au consommateur (distribution des produits finis)
Ce processus de coordination et de déplacement des ressources représente des avantages multiples pour une entreprise. La logistique permet de réduire les coûts, améliorer la qualité des produits et optimiser les processus et les activités des employés. L’objectif final est l’amélioration de la satisfaction client.
3. Supply chain et logistique : quelles sont les différences ?
Il existe des différences entre la logistique et la supply chain.
Tout d’abord, la supply chain et la logistique ont des objectifs différents. Pour la supply chain, tout l’enjeu est d’obtenir un avantage concurrentiel. Pour la logistique, la meilleure satisfaction client est l’objectif à atteindre en optimisant tous les processus nécessaires. Bien que ces objectifs soient différents, ils se servent mutuellement.
La seconde différence entre la logistique et la supply chain se situe au niveau de leur fonctionnement. La logistique est gérée par une seule entreprise. Elle est intégrée aux processus qui régissent l’ensemble de la supply chain. Tandis que la supply chain requiert l’intervention de plusieurs acteurs du fait de ses nombreuses opérations.
Enfin, le concept de logistique est ancien. La supply chain est née récemment. C’est une nouvelle forme de logistique que l’on peut rapprocher d’un modèle économique.
Dans la supply chain, il y a une dimension durable que l’on ne retrouve pas dans la logistique. En effet, la supply chain répond aux enjeux environnementaux et sociétaux auxquels font face les entreprises :
- Coûts du transport
- Transport écologique
- Production locale
4. Supply chain et logistique : deux concepts tout de même liés
Malgré leurs différences, la supply chain et la logistique ont des similitudes. En effet, une entreprise doit avoir une bonne gestion de ces deux activités afin de fonctionner de façon optimale. La gestion de la logistique, qui fait partie intégrante de la supply chain, a donc des effets sur cette dernière.
La supply chain management est le processus d’optimisation de ces deux concepts. Il est indispensable de le mettre en place afin d’améliorer les performances de l’entreprise.
Qu’est-ce que la surcharge carburant ?
Depuis la récente flambée du prix des carburants, la surchage carburant reprend de l’ampleur. En effet, ce mécanisme d’indexation du prix du transport sur celui du carburant date de 2006. Qui est concerné ? Comment la calculer ? Où la faire apparaître ? Transport Express répond à toutes vos questions.
1. Définition : la surcharge carburant
La loi du 5 janvier 2006 est à l’origine de la surchage carburant également appelée indexation carburant ou indexation gasoil. Cette loi impose une indexation carburant aux chargeurs afin d’épargner les transporteurs des fluctuations des prix du gasoil. Selon l’évolution du prix du carburant, les variations de charges de carburant sont répercutées à la hausse et à la baisse, comme indiqué en pied de la facture. Cela signifie que le prix initial du transport est révisé afin de prendre compte de la variation du coût du carburant entre la date du contrat et la date de la réalisation du transport.
La surcharge carburant est expliquée à l’Article 23 de la n° 2006-10 du 5 janvier 2006 relatif à la sécurité et au développement des transports :
- II. - Lorsque le contrat de transport mentionne les charges de carburant retenues pour l'établissement du prix de l'opération de transport, le prix de transport initialement convenu est révisé de plein droit pour prendre en compte la variation des charges liée à la variation du coût du carburant entre la date du contrat et la date de réalisation de l'opération de transport. La facture fait apparaître les charges de carburant supportées par l'entreprise pour la réalisation de l'opération de transport.
- III. - À défaut de stipulations contractuelles identifiant les charges de carburant dans les conditions définies au II, celles-ci sont déterminées, au jour de la commande de transport, par référence au prix du gazole publié par le Comité national routier et à la part des charges de carburant dans le prix du transport, telle qu'établie dans les indices synthétiques du Comité national routier. Le prix du transport initialement convenu est révisé de plein droit en appliquant aux charges de carburant la variation de l'indice gazole publié par le Comité national routier sur la période allant de la date de la commande de l'opération de transport à sa date de réalisation. La facture fait apparaître les charges de carburant supportées par l'entreprise pour la réalisation de l'opération de transport.
2. Qui peut l’instaurer la surcharge carburant ?
Dans le contexte actuel, le prix du carburant est un sujet délicat et sujet à de nombreuses questions. Certains transporteurs se demandent ainsi s’il ne vaut pas mieux laisser les véhicules au parc afin de ne pas travailler à perte.
En tant que transporteur, la loi vous permet d’instaurer un mécanisme de surchage carburant. On considère que la part de carburant dans le tarif d’un transporteur représente environ 19%. La surchage carburant est donc faite pour protéger les transporteurs.
Avec la surchage carburant, vous pouvez d’indexer le prix du transport sur l’évolution des prix du carburant. Si la loi vous permet de mettre en place la surchage carburant, elle n’exclut toutefois pas une possible négociation avec votre client. La négociation est facilitée par la transparence des indices d’évolution de prix.
3. Comment renseigner le client ?
L’indication en pied de facture des charges de carburant est une obligation légale. En cas de refus d’indication de la surcharge carburant, de la part de vos clients ou de vos donneurs d’ordre, vous pouvez vous rapprocher du pôle Concurrence, consommation, répression des fraudes et métrologie de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Cet organisme est chargé du contrôle du respect de cette obligation.
4. Intégration de la surcharge carburant au tarif du transport
Pour calculer la surchage carburant, il faut tout d’abord définir avec votre client les paramètres de référence :
- L’indice carburant de référence
- La date de référence
- La valeur de l’indice carburant à la date de référence choisie
- La part relative du carburant dans de le prix de revient retenue lors de la signature du contrat
Vous pouvez ensuite calculer la surchage carburant avec cette formule :
((Indice du mois de facturation)/(Indice du mois de référence)-1)*1
Pondération gazole du mois de référence
- Indice du mois de référence : Indice CNR du mois au cours duquel la relation contractuelle a eu lieu
- Indice du mois de facturation : Indice CNR au 1er du mois de facturation correspondant à la facture
- Pondération gazole mois de référence : Part du Gazole dans le coût de transport.
Voici un rappel sur l’évolution de la surchage carburant liée au taux routier :
- Septembre 2022 : 20.35%
- Octobre 2022 : 20.35%
- Novembre 2022 : 21.40%
- Décembre 2022 : 20.70%
- Janvier 2023 : 18.95%
- Février 2023 : 18.95%
Vous savez tout de la surcharge carburant !