Refacturation après un transport : comment éviter ?

La refacturation dans le domaine du transport est un problème majeur pour les entreprises. L’émission d’une nouvelle facture survient lorsqu'un transporteur professionnel ajuste les frais initialement facturés en raison d'informations incorrectes ou incomplètes fournies par l'expéditeur ou le destinataire. Pour éviter tout risque d’erreur pouvant entraîner des frais additionnels sur vos envois, nous vous donnons ici les meilleures pratiques à adopter.

1. Refacturation transport : communiquez le bon colisage

Le poids, les dimensions et le nombre de colis ou de palettes sont des éléments cruciaux qui déterminent les coûts de transport. Une communication précise de toutes ces informations auprès du transporteur vous évitera de payer des coûts additionnels. Afin d’éviter toute anomalie sur vos envois de marchandises, voici quelques conseils à appliquer pour communiquer correctement ces informations :

• Assurez-vous que chaque colis répond aux exigences fournies par la société de transport. Certains formats de colis ne sont parfois pas pris en charge notamment quand le transporteur utilise un traitement automatisé des marchandises expédiées. Les colis hors formats doivent alors être traités manuellement et/ou nécessiter un transport par affrètement routier ce qui peut engendrer une refacturation des frais initialement prévus.
• Assurez-vous que chaque colis emballé est pesé, mesuré et compté avec précision avant l’expédition : ces informations sont transmises par l’expéditeur au transporteur qui va les vérifier pour s’assurer de leur exactitude. 
• Fournissez au chauffeur une liste détaillée des colis mentionnant leur poids, leurs dimensions et leur nombre exacte
• Indiquez clairement sur chaque colis son poids et ses dimensions

Une gestion minutieuse du colisage réduira considérablement les risques de refacturation.

2. Refacturation transport : évitez les fausses adresses

Fournir des adresses précises et complètes est essentiel pour éviter les retards de livraison et les frais supplémentaires de déplacement. Voici quelques conseils pour s'assurer que vos adresses sont correctes : 

• Vérifiez soigneusement l'adresse de livraison avant de la communiquer au transporteur. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter directement le client pour vérifier avec lui l’exactitude des informations fournies : nom, numéro de rue etc.
• Assurez-vous d'inclure sur le bon de livraison toutes les informations nécessaires, telles que le code postal, la ville et le pays
• Apposez sur la face plane de chaque colis une étiquette sur laquelle les informations d’expédition telles que le code barre sont clairement lisibles. La qualité de l’impression des étiquettes est donc primordiale. Il est également nécessaire de protéger correctement ces étiquettes afin qu’elles ne s’abîment pas ce qui pourrait les rendre illisibles. 

Ces précautions permettront d’éviter qu’une nouvelle facturation liée aux erreurs d'adresses ne soit émise.

3. Refacturation transport : vérifiez les dates et heures de transport

Les erreurs dans les dates et les heures de transport peuvent entraîner des retards et des refacturations. Voici quelques solutions pour éviter ce genre de problèmes :

• Vérifiez que les horaires d’ouverture de la société de transport coïncident avec l’horaire prévu pour l’enlèvement des marchandises à expédier
• Confirmez la date et l'heure de ramassage et de livraison avec toutes les parties concernées que ce soit le transporteur mais également le destinataire lorsqu’un rendez-vous a été pris pour la livraison. Une simple faute de frappe sur la date et/ou l’heure de transport peut, en effet, engendrer des frais additionnels
• Communiquez clairement tout changement éventuel de date ou d'heure au transporteur dès que possible

Ces mesures permettront d’éviter les refacturations dues aux erreurs de planification du transport.

4. Refacturation transport : faites un point sur les particularités des lieux de chargements et déchargements

Tenir compte des spécificités de chaque lieu de chargement et de déchargement est crucial pour éviter un prix de transport plus important. Voici quelques points à vérifier :

• Les restrictions d'accès aux véhicules (poids maximum autorisé, hauteur maximale...)
• Les équipements nécessaires au chargement et au déchargement tels qu’un chariot élévateur, un hayon ou un transpalette
• Les restrictions d’utilisation de ces équipements liées notamment à la nature du terrain. Un transpalette, par exemple, ne pourra pas rouler dans une cour avec du gravier
• Les ressources humaines nécessaires au chargement et au déchargement des marchandises

En informant le transporteur de ces éléments, vous réduirez les risques de refacturation liés à l’absence de prise en compte de ces particularités.

5. Refacturation transport : évitez de faire attendre le chauffeur

Respecter les horaires est indispensable pour éviter les coûts supplémentaires. Voici quelques conseils pour y parvenir:

• Préparez votre marchandise à l'avance et assurez-vous qu'elle soit prête pour le chargement à l'heure convenue
• Informez le transporteur de tout retard éventuel dès que possible
• Assurez-vous que le personnel sur place est disponible pour accueillir le chauffeur et faciliter le processus de chargement

En respectant ces recommandations, vous éviterez les coûts supplémentaires liés à un retard de prise en charge de vos colis par le transporteur.

Comme nous venons de le voir, beaucoup de causes peuvent entraîner une refacturation après un transport. Ces causes peuvent facilement être évitées en préparant minutieusement chacun de vos envois. Avec une bonne organisation, vous réduirez considérablement le montant des dépenses liées au transport et optimiserez vos coûts logistiques. N'oubliez pas que la communication claire et précise entre toutes les parties impliquées est essentielle pour éviter les problèmes inhérents au transport de marchandises.