5 documents de transport essentiels pour éviter les litiges

Avant d’expédier une marchandise, il est primordial de s’assurer que tous les documents nécessaires sont en règle. Un oubli, une erreur ou un document incomplet peut rapidement compliquer une livraison ou engager votre responsabilité. Pour sécuriser vos expéditions et prévenir les désaccords, mieux vaut donc s’assurer d’avoir tous les justificatifs nécessaires. Voici les 5 documents de transport indispensables à connaître pour éviter les mauvaises surprises.

1. La déclaration de chargement : le point de départ de la traçabilité

Tout comme les véhicules et les conducteurs, les marchandises doivent également être accompagnées d'une documentation précise. À commencer par la déclaration de chargement. Appelé aussi manifeste de fret, ce document constitue le premier jalon dans la traçabilité des marchandises, permettant d’assurer un suivi précis tout au long de leur parcours. Il existe dans tous les modes de transport : routier, ferroviaire, maritime, fluvial ou aérien.

La déclaration de chargement contient des informations détaillées sur la nature, la quantité, le poids et le volume des biens transportés, ainsi que le nom de l'expéditeur et du destinataire. Sans ce document, impossible de garantir une prise en charge correcte ou de répondre aux exigences légales. À noter qu'en cas de contrôle, la lettre de voiture peut être demandée afin de vérifier sa concordance avec les mentions inscrites sur la déclaration de chargement présentée.

2. La lettre de voiture (nationale ou internationale) : votre contrat de transport

La lettre de voiture est un document contractuel officiel qui établit les conditions d'une prestation de transport de marchandises par la route et clarifie la responsabilité du transporteur. La lettre de voiture garantit ainsi un cadre légal solide et peut servir de justificatif en cas de litige.

La lettre de voiture tire son origine de la convention de Genève sur le transport international de marchandises par la route, ratifiée en 1956 et appliquée en France depuis 1958. Aujourd'hui, ce document est utilisé par 58 pays dont la totalité de l'Union Européenne. Bien que la lettre de voiture puisse être rédigée par les différentes parties du contrat, c'est généralement l'entreprise de transport qui se charge de la rédaction. Le document est ensuite signé par le chargeur et le transporteur, puis par le destinataire à l'arrivée des marchandises.

3. Le bon de livraison : la preuve de réception

Un bon de livraison est un document commercial émis par le fournisseur et qui accompagne la marchandise jusqu'à sa destination finale. Il récapitule les produits envoyés et sert à vérifier que la commande reçue est bien celle qui a été passée. Ce document est donc essentiel pour éviter tout malentendu ou litige entre les parties prenantes.

Le bon de livraison est remis au client par le transporteur à l'issue de sa prestation logistique. Ce document contient une liste d'informations essentielles telles que le numéro de la commande et le détail des produits livrés avec leur quantité et leur référence. La clarté et la précision de ces informations sont primordiales pour éviter toute confusion ou litige ultérieur. En y apposant sa signature, l'acheteur atteste avoir reçu la marchandise commandée, ce qui facilite la traçabilité du colis et finalise la vente. Le bon de livraison protège donc le fournisseur contre les risques d'impayés. Cependant, en cas d'anomalie, le bon de livraison facilite également les démarches de retour et accélère les procédures d'échange ou de remboursement. C'est donc un outil précieux pour garantir la transparence des transactions et protéger les intérêts des différents acteurs.

4. La facture commerciale : la base de toute vérification

Dans le contexte du transport international, la facture commerciale joue un rôle central en tant que support principal pour le dédouanement des marchandises. Les autorités douanières utilisent en effet ce document pour déterminer les droits de douane et les taxes à appliquer à l’importation. Sans une facture commerciale conforme, impossible donc d'assurer la conformité légale des échanges internationaux et de franchir les barrières douanières.

Pour qu'une facture commerciale soit valide, elle doit contenir plusieurs informations essentielles telles que la description des marchandises, le nombre d'unités, la valeur unitaire et totale, ainsi que les coordonnées complètes de l'expéditeur et du destinataire. Une omission ou une erreur dans ces éléments peut entraîner des retards importants, voire un blocage des marchandises aux frontières.

5. Le certificat d’assurance : votre filet de sécurité

Le certificat d’assurance est un document obligatoire dans le cadre des activités de transport. Il a plusieurs intérêts :

• Il permet de se conformer aux exigences légales, dans la mesure où la loi impose de souscrire une assurance pour protéger les biens en transit.
• Il renforce la confiance des partenaires commerciaux en leur garantissant que leurs biens sont protégés contre les aléas du transport.
• Il protège financièrement les entreprises expéditrices.

Le certificat d'assurance mentionne différentes informations telles que l'identité de l'assureur et de l'assuré, la durée de la couverture, le type de transport et les risques couverts, ainsi que les exclusions éventuelles. En définitive, le certificat d’assurance est un véritable filet de sécurité qui protège vos marchandises et garantit la pérennité de vos activités logistiques.

En veillant à l'exactitude et à la conformité de vos documents de transport, vous protégerez à la fois votre marchandise, vos délais et vos relations commerciales.