5 éléments clés à communiquer lors d'une commande de transport

Commander un transport peut sembler une formalité, mais une information manquante ou erronée peut ralentir l’expédition, entraîner des frais supplémentaires imprévus et impacter la satisfaction de vos clients. Pour assurer une livraison efficace et sans accroc, certains renseignements doivent impérativement être communiqués au moment de la commande.

Dans cet article, découvrez les 5 éléments clés à ne surtout pas négliger pour garantir le bon déroulement de votre envoi.

1. Les adresses complètes de retrait et de livraison de la commande de transport

Tout ordre de transport commence par la qualité des informations fournies. Une adresse incomplète ou incorrecte peut facilement entraîner un retard de prise en charge de vos palettes et autres colis, ou une impossibilité de livraison. Pour une bonne préparation de votre envoi, il est donc essentiel de transmettre les éléments suivants :

• L’adresse exacte de retrait et de livraison : numéro, rue, code postal, ville
• Les détails d’accès : étage, bâtiment, digicode, etc.

N’oubliez pas de signaler les éventuelles contraintes logistiques ou spécifiques, comme la présence ou non d'un ascenseur, d'un quai, un besoin de badge pour accéder à une zone réglementée, ou une localisation dans une rue piétonne, une ZFE ou une zone avec des horaires de circulation restreints. Ces informations permettent d’anticiper les difficultés et d’assurer une mission fluide.

2. Les coordonnées des personnes à contacter sur place

Un interlocuteur disponible sur le lieu d’enlèvement et de livraison est un atout précieux pour assurer le bon déroulement de la prestation. En cas d’imprévu ou de difficulté d’accès, ce contact pourra guider le chauffeur et débloquer rapidement la situation. Pour une prise en charge et une livraison fluides de vos marchandises, assurez-vous de transmettre :

• Le nom et le prénom de la personne disponible sur place
• Son numéro de téléphone, de préférence mobile
• Toute autre indication utile : contact joignable après 14h, nécessité de prévenir l’accueil, etc.

Un contact réactif et fiable est souvent le maillon clé qui permet de maintenir les délais et d’éviter les blocages.

3. La nature et les dimensions du colis à transporter

Chaque type de marchandise a ses propres exigences en matière de transport et de manutention. Certaines sont sensibles et nécessitent des précautions particulières en termes de manutention et de transport. D’autres sont volumineuses et demandent un véhicule et des équipements adaptés. Ainsi, pour que le transporteur puisse adapter ses moyens et son organisation, il doit connaître la nature exacte des colis qui lui sont confiés. Cela inclut :

• Les dimensions, le poids, le nombre de colis
• La nature du contenu : fragile, dangereux, alimentaire…
• La valeur estimée pour l'assurance

Une mauvaise estimation ou un oubli peut entraîner l’envoi d’un véhicule inadapté, ou une augmentation du prix du transport. Un descriptif détaillé des produits assure donc un transport et une manutention adaptés et sécurisés.

4. Les délais et créneaux de livraison souhaités de la commande de transport

Une bonne gestion du temps est indispensable en logistique, surtout si votre envoi exige une livraison express. Une opération retardée en raison d’un créneau horaire mal défini, ou une distribution échouée à cause d’un site fermé, peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre activité. Pour éviter cela, précisez toujours :

• Les créneaux horaires possibles pour le retrait et la livraison
• Les contraintes spécifiques : retrait impératif avant 11h, livraison après 14h, fermeture entre 12h et 13h, etc.

Ces éléments permettent au transporteur d’optimiser l'organisation de sa tournée et d’assurer le respect des délais convenus.

5. Les services complémentaires attendus pour la commande de transport

Une mission de transport routier peut inclure bien plus qu’un simple déplacement de marchandises. Elle englobe un certain nombre de solutions complémentaires, comme le stockage ou l'emballage, pour répondre à vos besoins réels. Il est donc essentiel de faire le point en amont sur vos exigences à chaque étape du processus, et d'en informer le transporteur dès la commande. Cela lui permettra de mobiliser les bons moyens et d’éviter tout malentendu. Les services complémentaires peuvent inclure :

• L'emballage des marchandises
• Les opérations de manutention spécifiques comme un portage en étage ou une longue distance à parcourir à pied
• L'installation du matériel sur site

Ces précisions permettent d’aligner parfaitement vos besoins avec le service fourni par le prestataire logistique. Cela contribue à une expérience fluide, tout en évitant les malentendus qui pourraient nuire à votre activité.

En somme, une commande de transport bien renseignée est le socle d’une logistique performante. En prenant le temps de fournir ces 5 informations essentielles, vous faciliterez la mission de votre transporteur, sécuriserez vos expéditions, et garantirez à vos clients une expérience irréprochable.